Il arrive souvent que les employés d’une entreprise achètent des produits ou des services pour le compte de la société pour laquelle ils travaillent. Elles sont alors remboursées par l’entreprise sous présentation d’un justificatif. C’est ce que l’on nomme les notes de frais. Leur gestion est souvent complexe et elle est due aux nombreuses règles qui sont liées. Il est toutefois possible de simplifier toutes les démarches en utilisant les dernières technologies comme le logiciel de note de frais Concur. Il vous apportera toutes les fonctionnalités indispensables pour que cette gestion ne soit pas cauchemardesque.

La bonne gestion des notes de frais est indispensable

C’est souvent un casse-tête pour les entreprises, car elle demande une attention toute particulière. Parfois les salariés demandent des remboursements de notes de frais n’ayant aucun rapport avec la société. Inversement, il peut aussi y avoir des oublis. Pour éviter ce genre d’erreurs, pour respecter la législation, pour s’assurer qu’il n’y a pas d’abus, il est primordial de réfléchir à la mise en place d’un processus efficace afin d’améliorer la gestion des notes de frais. Il est indispensable de s’équiper d’un logiciel fiable et, performant ainsi, les conflits seront évités et il n’y aura aucune perte de temps.

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Les notes de frais sont remboursées et elles doivent passer par les ressources humaines. Cela devient problématique lorsque l'entreprise est composée de nombreux salariés. La saisie peut donc être cauchemardesque, c'est pour cette raison que le logiciel Concur peut vous apporter une bonne dose de satisfaction et il vous évitera les erreurs. Ces dernières entraînent des dépenses parfois considérables.

L'art de s’entourer de bons outils performants

Pour se concentrer sur la bonne gestion des notes de frais, une entreprise doit mettre en place les bonnes méthodes afin de ne pas perdre la logistique et l’administration liées à cette tâche. Les notes de frais pour être valables doivent être accompagnées d’un justificatif, un reçu, un ticket de caisse ou une facture. Les frais de repas, d’hébergement et de transport peuvent être considérés comme notes de frais si elles ont un rapport direct avec l’activité de l’entreprise. En utilisant un logiciel de gestion en ligne, l’entreprise gagnera de longues heures de saisie et diminuera les erreurs. Cette solution permet d’automatiser entièrement la gestion des notes de frais. Avec le logiciel de gestion, vous facilitez le quotidien des collaborateurs, des comptables et autres dirigeants.

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Si vous le souhaitez, il sera possible d'avoir une présentation détaillée et une démonstration de ce logiciel notamment pour savoir s'il peut s'adapter à vos besoins quotidiens. Si certaines entreprises ont de nombreuses notes de frais à gérer au fil de la semaine, d'autres, par contre ne sont pas autant sollicitées, cela dépend surtout des déplacements des commerciaux et des salariés de cette société.