Signer électroniquement les documents : pourquoi opter pour une telle action

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La signature électronique devient de plus en plus courante dans les entreprises et les administrations. Elle remplace la signature manuscrite car elle plus sécurisée et s’intègre dans une démarche générale de digitalisation des process administratifs.

La signature électronique des documents permet aux entreprises et aux administrations publiques de bénéficier de plusieurs avantages.

Des contrats en ligne plus faciles à gérer

Grâce à la signature électronique, il n’est plus nécessaire de se déplacer pour consulter les clauses d’un contrat ou le signer. Depuis une tablette, un ordinateur ou un smartphone, il peut directement signer son contrat en quelques clics simples.

Un gain de temps et d’argent

Signer électroniquement les documents permet de réduire drastiquement les coûts d’impression, de photocopie et d’envoi des documents. La transmission des documents électroniques est ultrasimple et se fait rapidement.

Attirer plus de clients

La signature électronique facilite énormément les procédures administratives ce qui est fort apprécié par les clients qui n’hésitent pas à souscrire des contrats. La relation avec le client est plus gérée ce qui augmente alors le taux de transformation des clients.

Plus de rentabilité

La dématérialisation des documents permet aux salariés d’une entreprise de perdre moins de temps à préparer la signature des contrats et moins d’itérations avec le client. Ils peuvent focaliser sur les activités les plus importantes notamment la conviction des clients et leur transformation en de vrais clients et les fidéliser.

Accessibilité plus facile aux documents

L’information numérique est plus simple à archiver. L’employé peut rapidement trouver rapidement une information numérique par contre il passera plus de temps à parcourir des archives en papier pour trouver un document ou une information quelconque.

Une démarche écologique

Adopter la signature électronique démontre un respect clair de l’environnement. Elle permet d’économiser le papier et de diminuer les grandes masses de papiers envoyées aux boites d’ordures. Une telle action permet d’améliorer l’image de marque d’une entreprise et lui donne une plus grande valeur par rapport à ses homologues.

 

Diminuer les risques de fraude et d’erreur

L’adoption de la transformation digitale, en particulier la signature électronique des documents assure une meilleure gestion des documents et la protection contre leur manipulation illégale. Bien sûr cela à condition d’une bonne sauvegarde des données informatiques car elles sont plus vulnérables à la perte et la suppression.

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